В существующей библиотечной системе должен быть определен уровень механизации и автоматизации всех технологически процессов (операций). Особое место при анализе информации о библиотечной системе следует уделить анализу состояния нормативной базы, существующей как в данной библиотеке, так и в библиотеках других министерств и ведомств. Анализ информации для проведения работ завершается систематизированным отчетом с приложением схем основных технологических процессов по комплектованию, учету, библиографическому описанию, систематизации, работе со справочным аппаратом, справочно—библиографическому и библиотечному обслуживанию, работе МБА и т.д.
По этапу определения объекта проектирования должны быть описаны: общая характеристика библиотечной системы, задачи, функции, основные показатели работы, применяемые для их оценки критерии; задачи и функции каждого структурного подразделения; выявлены взаимосвязи между структурными подразделениями внутри библиотечной системы, а также связи с внешней средой; указаны техническая оснащенность, источники финансирования, штатная численность структурных подразделений с фондом заработной платы и т.д.
Этап разработки технического задания включает: описание целей, задач и функций создаваемой автоматизированной библиотечной системы; список информационных задач, подлежащих автоматизации, с указанием очередности их реализации. В перечне приводятся задачи, решаемые в интересах других библиотечных или информационных систем.
В техническом задании должны быть приведены требования по информационному, лингвистическому, программному, организационному обеспечению автоматизированной библиотеки, а также требования, к составу технических средств, с помощью которых автоматизируются процессы сбора, обработки, хранения, поиска, передачи, копирования и распространения информации.
В техническое задание включают план работ с указанием сроков выполнения по каждому этапу, а также указывают исполнителей работ. К техническому, заданию в качестве самостоятельного документа прилагают расчеты технической и экономической эффективности функционирования создаваемой автоматизированной библиотечной системы. Техническое задание согласовывают и утверждают в соответствии с существующим порядком.
Задание на проектирование должно содержать технико-экономическое обоснование создаваемой АБС. В ТЭО, кроме общей характеристики существующей библиотечной системы, должны быть четко определены задачи, цели, функции, критерии и накладываемые ограничения на проектируемую автоматизированную библиотеку. Для проектируемой АБС в ТЭО приводят данные, которые должны характеризовать не только технико-экономические результаты, но и изменения, которые произойдут при осуществлении проекта по созданию АБС. В разделе ТЭО "Характеристика библиотеки как объекта автоматизации", кроме требований, предъявляемых ГОСТом 24.202-80, должны быть детально разработаны и описаны недостатки, существующие в организации библиотечного, информационного и библиографического обслуживания читателей, связанных с существующими технологическими процессами (комплектование и учет документальных фондов, систематизации и предметизации документов, организации справочно-информационного аппарата, информационного, библиографического и библиотечного обслуживания читателей); дана оценка производственнь1м потерям, возникающим в библиотечной технологии и в управлении как в целом в библиотечной системе, так и по каждому её структурному подразделению.
В ТЭО особое внимание следует обратить на готовность библиотеки к переходу с традиционных методов библиотечной технологии и информационно-библиографического обслуживания на новые методы с применением современных средств вычислительной техники, микрофильмирования, оперативной полиграфии и копирования документов.
Сущность готовности библиотеки к переходу на обслуживание с применением новой технологии заключается в том, чтобы осуществить планомерную переподготовку библиотечных кадров, занятых на старой технологии. Показатели качества функционирования проектирования АБС в ТЭО должны быть подразделены на три группы: экономические, технические и организационные. Раздел "Цели, критерии и ограничения." создаваемой АБС должен содержать перечень целей и задач, осуществляемых в результате реализации проекта как по библиотечной системе в целом, так и в её структурных подразделениях. Чтобы наглядно представить изменения целей и задач, лучше всего проиллюстрировать их соответствующими показателями и критериями оценки. Так, например, показатели экономической эффективности могут быть заданы снижением стоимости подготовки и ввода документов в систему, снижением стоимости библиотечного обслуживания, повышением производительности труда, ростом объемов библиотечно-библиографических услуг, оказываемых читателями, и, наконец, численностью условно высвобождаемых работников.
В качестве технической эффективности создаваемой АБС могут быть заданы уменьшение сроков информационного и библиотечного обслуживания, а также качественные показатели по релевантности, полноте, комфортности, информативности; интервалы выдачи, сроки задержки информации в системе.
Источниками исходных данных, по которым определяют экономическую эффективность, могут быть методы экспертной оценки, а также различного рода ценники, нормативы. Методическими материалами по определению экономической эффективности могут служить инструкции по расчету экономической эффективности от использования новой техники, изобретений, рационализаторских предложений и др.
В соответствии с ГОСТом 14.409-75 автоматизированная библиотечная система относится к классу информационно-поисковых систем технологического назначения и поэтому к АБС предъявляются все те требования, которые и определяет указанный ГОСТ. В частности, проектируемая АБС должна, как минимум, состоять из следующих подсистем: сбора и подготовки информации, ввода и вывода информации, хранения и поиска информации, выдачи и распространения информации, а также подсистемы управления АБС. Для каждой из перечисленных подсистем определяют свои задачи и функции. Состав задач, решаемых в подсистемах, может быть описан следующими характеристиками: название подсистемы АБС, 4 название задачи в подсистеме, режимы, её решения, сроки решения задачи, периодичность решения задачи, условия, сроки и объемы хранения результатов обработки информации, а также список абонентов, пользующихся результатами автоматизированной обработки информации.
Сущность организационных требований к АБС сводится к установлению количества сотрудников библиотеки (читателей), которые должны обслуживать АБС. Эти требования необходимы, прежде всего, для решения вопросов подготовки кадров, обслуживающих АБС, с одной стороны, а с другой, - организации обучения читателей. Традиционные потоки документов, которые функционируют в обычной библиотеке, в АБС должны быть подвергнуты предварительной подготовке, которая заключается в составлении или заполнении предмашинных рабочих листов, кодировании информации, предназначенной к вводу в ЭВМ, пополнении информационных массивов новой информацией', извлечение устаревшей информации, корректировке (редактировании) введенной информации. Для решения перечисленных проблем нужно соответствующим образом подготовить работников, которым можно было бы поручить выполнение соответствующих технологических процессов. Само собой разумеется, что пользователи (читатели) также будут нуждаться в знаниях, помогающих им непосредственно пользоваться услугами АБС.
В требованиях к проектируемой АБС необходимо указать возможности адаптации лингвистического, программного, технического обеспечения, а также условия, при которых возможно конвертирование обменных массивов. В технических требованиях должны быть указаны структура записи информации на магнитной ленте, форматы представления информации пользователю, а также указываются условия, при которых пользователь (читатель) может пользоваться АБС с указанием того минимума знаний, которые дают возможность абоненту самостоятельно или с помощью посредника (оператора) пользоваться АБС. Должны быть отражены требования, связанные с организацией и условиями хранения информации, а также требования к персоналу, который будет обслуживать АБС.
В показатели, по которым будут оценивать качественные параметры АБС, кроме перечисленных критериев, непременно должна входить стоимость каждой услуги,
Представляемо АБС пользователю как по массовым формам информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания, так и эпизодическим, например, по составлению ретроспективных библиографических указателей, подготовке к изданию библиографических списков литературы. Для характеристики проектируемой АБС обязательно приводят: коэффициент загрузки оборудования, среднее время обслуживания одного запроса, интегральный показатель производительности АБС, оценивают надежность комплекса технических средств, с помощью которых реализуется автоматизированная библиотечная система, характеризуются производственные, площади, занимаемые АБС. Ниже приводятся расчетные формулы определения интегрального показателя функционирования АБС, коэффициентов полноты и точности (релевантности).
Интегральный показатель рассчитывают по формуле
П инт. =,
где - относительная частота появления запросов вида в определенный период;
- среднее время обслуживания запроса - вида услуг;
- количество видов услуг представляемых АБС.