Сложившаяся практика обработки документов в библиотеках подтверждает, что широкое распространение получила обработка документов "партиями". Под "партией" понимается количество документов, полученных подсистемой по одному сопроводительному документу из одного источника комплектования фондов. Технологический процесс при обработке "партией" требует дифференциации, т.е. их расчленения на виды документов, для которых не совпадают технологические операции их подготовки и закрепления объемов работ за отдельными рабочими местами.
Форму организации технологического процесса по преобразованию информации в машиночитаемую форму в подсистеме массовой, можно назвать тогда, когда обработка ведется непрерывно и на рабочих местах выполняются одни и те же повторяющиеся операции. Массовый характер работы выгодно отличается от обработки единичных документов или обработки их партиями. В этом случае себестоимость обработки документа значительно ниже. Каждому из описанных выше способов организации технологических процессов в подсистеме соответствуют и определенные формы организации работы. Когда ведется обработка единичных разнотипных документов, создаются участки, предназначенные для одного вида записи информации. Например, перфорирование на оргавтоматах, запись на магнитные носители информации. Для обработки документов партиями оборудование лучше всего располагать в последовательности технологических операций, которым подвергаются документы в ходе их подготовки для ввода в АБС. Массовая аналитико-синтетическая обработка документов требует такой формы организации, которая создает прямоточный и непрерывный поток документов, и технические средства, предназначенные для преобразования информации, располагают последовательно, а документы в этом случае лучше всего передавать от одного устройства к другому на конвейере.
2.5. ВЫБОР ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ ПОДСИСТЕМЫ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРАБОТКИ ДЭКУМЕНТОВ
Технические средства подсистемы необходимо объединить в комплекс средств, предназначенных для реализации технологических процессов (операций) по преобразованию информации в машиночитаемую форму. Известно, что в подсистеме существуют многочисленные технологические процессы и операции, которым подвергаются различного вида, типа и форматов документы. Поэтому первостепенное значение на первом этапе проектирования имеет выбор носителей информации, на которых фиксируется запись, и используемых в системе как внешние запоминающие устройства. Носители информации подразделяют по своей физической структуре на магнитные, полупроводниковые, диэлектрические; по форме представления - на печатные, рукописные, магнитные, перфорационные; по конструктивному исполнению - на ленточные, дисковые, барабанные, карточные; по возможности использования -однократного или многократного использования. Носители информации для подсистемы выбирают обычно исходя из тех требований и назначения- информационных массивов, на которых осуществляется запись. Важнейшими критериями оценки носителей информации являются: емкость записи, объем информации, который должен быть записан на носителе, эксплуатационная надежность носителей. Имеются и другие критерии оценки, например, условия хранения, скорость считывания информации с носителя и т.д. Чтобы осуществить выбор оптимального состава технологического оборудования не только для подсистемы сбора информации, в распоряжении разработчика в таком случае обычно имеется полный набор технологических процессов и операций, которые не только встречаются в проектируемой АБС, но и могут встретиться и в будущем.
Кроме перечня технологических процессов, проектировщик АБС пользуется каталогами оборудования, выпускаемого как в СССР, так и за рубежом. В таком каталоге в качестве характеристики того или иного вида оборудования указывают область его применения и назначение. В частности, указывают технологические процессы, операции, которые могут быть механизированы или автоматизированы с помощью этого типа оборудования.
Имея полный перечень технологических операций и каталог оборудования, а также объемы информации по её преобразованию в машиночитаемую форму, нужно сопоставить технологические процессы и операции с технологическими операциями и производительностью того или иного вида устройства, оборудования.
Оборудование при проектировании подсистемы целесообразно выбирать с учетом его использования и в других подсистемах АБС. При этом надо учитывать наименьшие временные и стоимостные затраты. В конечном итоге, должен быть не только выбран список технологического оборудования, но и подсчитаны затраты, связанные с приобретением, транспортированием, монтажом и отладкой оборудования.
Для облегчения процесса выбора одного из оптимальных вариантов комплекса технологического оборудования АБС можно построить и применить так называемую булеву двоичную матрицу, выражающую связь между технологическими операциями, которые свойственны для всех подсистем АБС и типами применяемого оборудования в этих подсистемах. Эта матрица имеет двадцать строк, на каждой из которых записывают технологическую операцию и двадцать два столбца. Каждый столбец соответствует определенному типу оборудования, предназначенному для автоматизации той или иной технологической операции. Процедура заключается в том, чтобы заполнить соответствующими единицами клетки, образующиеся на пересечении строки (технологическая операция) и столбца (оборудование). Таким образом определяют набор технических средств для АБС.
В качестве основных параметров оценки, по которым можно выбирать тот или иной тип технических средств для АБС, может служить таблица, которая приводится в ГОСТе 14.410-74.
| Параметры технических средств | Технические средства | |||||||
| Процессор | Устройство подготовки данных | Устройства ввода информации | Внешние накопители информации | Устройства вывода информации | Устройства представления информации | Устройства сбора информации | Устройства размножения и копирования информации | |
| Время преобразования информации | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Емкость устройства | + | + | + | + | + | |||
| Разрядность слов | + | |||||||
| Система счисления | + | |||||||
| Адресность | + | |||||||
| Объем информации | + | + | + | |||||
| Достоверность информации | + | + | + | |||||
| Эксплуатационная надежность устройства | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Стоимость устройства | + | + | + | + | + | + | + | + |
При оценке качества работы технических средств в АБС следует учитывать их техническую и экономическую эффективность. К показателям технической эффективности относят время выполнения работ, сроки задержки в системе, качество поиска (полнота, релевантность). К показателям экономической эффективности относят расходы, связанные с приобретением технических средств, и текущие затраты на эксплуатацию. Целесообразно экономию, полученную от внедрения средств механизации и автоматизации, подсчитывать в расчете на год.
2.6. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ В АБС
Для обеспечения наиболее высоких достижений функционирования АБС необходимо постоянно заботиться о научной организации труда, под которой понимается совокупность организационных, технических и санитарно- гигиенические мероприятий, обеспечивающих наиболее целесообразное использование рабочего времени, производственных навыков и творческих способностей каждого члена коллектива. Научная организация труда (НОТ) базируется на научно обоснованных нормах труда, новейших научно-технических достижениях и высокой трудовой и технологической дисциплине.
В задачи НОТ входят:
1) полное использование новейших достижений науки и техники с целью сокращения затрат на единицу информационных услуг;
2) широкое обобщение и распространение передового опыта, достижение высшей производительности труда;
3) создание таких условий труда, которые должны исключить неблагоприятное воздействие производственной сферы на организм работающих;
4) развитие товарищеской взаимопомощи и воспитание коммунистического отношения к труду путем повышения моральных и материальных стимулов.
Для правильной организации труда персонала при проектировании АБС должно быть предусмотрено укомплектование её средствами оргатехники. К ним относятся средства документирования, передачи и обработки информации. Немаловажное значение имеют рациональная планировка и оснащение рабочих мест универсальным и специальным оборудованием.
Особое внимание при организации труда АБС должно быть обращено на рациональную организацию технологических операций по обработке информации и создание соответствующих условий труда. Расчет средств оргатехники для механизации и автоматизации технологических процессов АБС, например, пишущие машинки, пишущие автоматы, телетайпы и т.п., можно производить по формуле: