При проектировании автоматизированных библиотек необходимо одновременно решать несколько задач, касающихся информационного, технологического, лингвистического, программного, технического и организационного обеспечения. При проектировании АБС надо учитывать и экономические показатели, связанные с уменьшением стоимости информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания читателей, а также вопросы, связанные с созданием комфортных условий как для читателя, так и для сотрудников, обслуживающих АБС. Каждое принимаемое по той или иной проблеме решение должно быть обоснованным и осуществляться при определенной организационной форме.
Задачами по информационному обеспечению являются: установление количественных и качественных параметров входного и выходного документальных потоков по видам, типам, тематической структуре, форматам, задаваемых программой - тематико—типологическим планом формирования документальных фондов и показателями библиотечно-библиографического и информационного обслуживания читателей в заданные сроки и в формах представления документов, согласованных с читателем, а также критериями оценки качества информационных услуг.
Известно, что поставщики информации (книготорговые организации, информационные и библиотечные центры) используют различные методы аналитико-синтетической обработки документов, которые в последующем влияют на трудоемкость подготовки информации. И поэтому важно иметь достоверные сведения об источниках комплектования документальных фондов, с оценкой уровня свертывания документов, используемых поставщиком информации.
Задачами технологического и' технического обеспечения являются проектирование технологических процессов и операций преобразования информации в машиночитаемую форму, формирование баз данных, как создаваемых в самой АБС, гак и приобретаемых за счет оформления подписки на их поставку центрами, генерирующими эти базы данных, и, наконец, получаемых за счет взаимного обмена или создаваемых на кооперативных началах. Техническое и технологическое обеспечение включает также определение фонда рабочего времени, рабочей силы, а также квалификации по сложности с точки зрения затрат интеллектуального труда на те или иные технологические операции. Сюда же относятся задачи по подбору и расчету количества основного производственного и вспомогательного оборудования; определение потребного количества материалов (магнитных лент, дисков, перфоносителей, бумаги и т.п.). К техническому обеспечению относятся и проблемы снабжения электроэнергией, водоснабжения, вентиляции, транспорта, а также подсчет, необходимых для размещения оборудования площадей, организации рабочих мест, внутренняя планировка помещения, вопросы противовоздушной обороны и пожарной безопасности.
Задачами лингвистического обеспечения являются обоснование, выбор и разработка комплекса информационно-поисковых языков, с помощью которых осуществляется перевод текстов документов - запросов на язык автоматизированной библиотечной системы. К задачам по лингвистическому обеспечению относится разработка частных методик индексирования документов, а также разработка различного рода рубрикаторов, классификаторов, ИПЯ, дескрипторного типа (при отсутствии ИПЯ), созданных для обслуживания задач по поиску информации, учитывающих особенности поиска в автономных (локальных) автоматизированных системах. К лингвистическому обеспечению относятся и задачи по определению способов организации поисковых массивов (прямой, инверсный, смешанный), а также выбор критериев выдачи информации читателю. И, наконец, выбор средств усиления критериев, в частности, релевантности и полноты.
Задачами программного обеспечения являются разработка и выбор оптимальной логической и физической структур баз данных, разработка перечня информационных задач с их характеристикой: режимом работы, периодичностью и сроками решения задачи, сроками" поступления данных, продолжительностью хранения результатов обработки информации, а также данные, характеризующие задачу по объемам входной, выходной и хранимой информации в символах с наименованием абонентов, которые будут эксплуатировать результаты решения задачи на ЭВМ. Задачи программного обеспечения включают и представление алгоритмов в виде их словесного выражения или в виде блок-схем. Учитывая то, что технологи. АБС не готовятся к программированию задач, в их обязанность по разделу программное обеспечение входит выбор пакетов прикладных или отдельных программ, применяемых для решения конкретной информационной задачи, касающейся ввода, поиска, выдачи информации пользователю или подготовки оригинал-макетов для тиражного размножения библиографических пособий.
Экономические задачи при проектировании АБС охватывают вопросы, связанные с определением необходимых основных и оборотных средств, расчетов себестоимости информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания, оценки эффективности произведенных затрат, а также составления перспективных планов развертывания информационного и библиотечно-библиографического обеспечения читателей с учетом задач и функций, определенных для данного типа автоматизированной библиотечной системы.
Организационными задачами являются: разработка структуры АБС, её управления, а также структуры функциональных и обеспечивающих функционирование АБС подразделений, распределение функций между подсистемами (отделами), установление взаимной связи между ними, а также отдельными должностными лицами административно-технического персонала. К организационным вопросам относятся и управление технической, научной, финансовой деятельностью, разработка проблем, связанных с организацией труда,- рациональной организацией рабочих мест, установление порядка прохождения входных и выходных потоков документов, форм отчетности и контроля по структурным подразделениям, разработка мероприятий по подготовке кадров и повышению их квалификации.
При проектировании автоматизированных библиотечных систем следует учитывать и то информационное и библиотечное окружение, в котором окажется проектируемая АБС. Достоверное знание об окружающей среде дает возможность в той или иной мере решать проблемы связанные со специализацией, кооперацией деятельности проектируемой АБС с другими информационными центрами по подготовке к вводу документов в автоматизированную библиотечную систему; подключать к использованию в целях информационного обслуживания читателей базы данных других АБС; организовать взаимный обмен базами данных. Все это обеспечит наиболее рациональное и эффективное использование информационных ресурсов, заключенных в банках данных; значительное повышение технико-экономической эффективности автоматизированной библиотечной системы.
1.2. ЗАДАНИЕ НА ПРОЕКТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ
Чтобы приступить к проектированию автоматизированной библиотечной системы, надо прежде всего иметь четкое техническое задание, на основе которого будут производиться расчеты и приниматься решения по всему комплексу вопросов, входящих в проект АБС.
Задание на проектирование АБС составляют в соответствии и на основе технико-экономического обоснования и анализа целесообразности применения технических средств, внедрение которых должно предусматриваться планом развития библиотеки.
В техническом задании необходимо предусмотреть широкое использование типовых решений и проектов. Задание на проектирование АБС выполняется в несколько этапов: сбор и анализ информации для проведения работ по проектированию; описание объекта проектирования и собственно этап- разработки технического задания. Каждый из этапов разработки технического задания имеет свой перечень описания содержания работ по этапу.
Сбор и анализ информации для проведения работ включает: изучение и описание организационной структуры существующей библиотечной системы, выявление общих методологических принципов и методик функционирования библиотечной системы, сбор и анализ сведений о составе документальных фондов, количественных и качественных параметров его функционирования, анализ состава читателей, сферы их занятости в отраслях народного хозяйства, об образовательном цензе читателей, тематической структуре чтения ими литературы.
В этап сбора и анализа информации входят выявление и анализ запросов на библиографическую и фактографическую информацию, директивных и фактических сроков удовлетворения запросов читателей, выявление и оценка источников информации, за счет которых удовлетворяются запросы читателей.
При анализе информации о документальных фондах, особое место занимают вопросы, связанные с определением качественных и количественных параметров описания видовой, типологической, отраслевой структур входного и выходного потоков первичных и вторичных документов; описание и анализ существующей системы комплектования и обработки литературы; определение полноты (надежности) входного потока.
Анализ состава справочного аппарата должен показать уровень их организации, структуру отражения в нем первичных документов, а также эффективность эксплуатации всего справочного фонда, включая создание и работу со специализированными картотеками (картотека заказанной литературы, регистрационные картотеки периодических и подписных изданий и другие). Должны быть описаны и проанализированы применяемые в библиотеке фор мы информационного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания с указанием сроков, периодичности выдачи и» формации (ИРИ, ДОР, СИ, РП, обзоры, библиографические и библиотечные справки, МБА, ЗА, выдача копий документов).
При анализе данных функционирования библиотечной систем должен быть выявлен и проанализирован уровень информационной совместимости по информационно-поисковым языкам, форматам, техническим средствам, программному обеспечению и т.п.