Записи, как и применяемые регистры, можно подразделить на хронологические и систематические, частные (аналитические) и общие (синтетические) или итоговые. Знание и применение на практике различных способов ведения записей в регистрax позволяет значительно повысить качество бухучета. При ведении записей в учетных регистрах могут быть допущены различного рода ошибки. Это может быть неправильная запись сумм операций, ошибочная корреспонденция счетов, неверный подсчет итогов и другие. В связи с этим в бухучете существует ряд обязательных учетных процедур, позволяющих выявлять и исправлять допущенные ошибки.
Основным приемом выявления ошибок является повторная проверка (сверка) записей в регистре с суммами и другими показателями в первичных документах. Аналогично сверяются записи и итоги аналитических регистров с синтетическими, соблюдение принципа двойной записи проверяют на основе сличения записей по дебету и кредиту синтетических и аналитических счетов в соответствии с проводками. Окончательные ошибки в двойной записи выявляют в оборотных ведомостях по всем синтетическим счетам (оборотном балансе), где должно быть обеспечено равенство дебетовых и кредитовых оборотов (итогов).
Обнаруженные в регистрах и документах ошибки должны быть исправлены. Существуют три общепризнанных способа их исправления: корректурный (от лат. слова "correktuira" - исправление, улучшение), дополнит. записи (проводки) и отрицат. записи (проводки) или, как ее еще принято называть, "красное сторно" (от итальянского – "storno" - перевод счета).
Корректурный способ наиболее простой и распространенный. Сущность его сводится к тому, что обнаруженную в регистре неправильную запись зачеркивают аккуратной тонкой чертой с тем, чтобы при необходимости ее можно было прочесть. Затем рядом на свободной строке или свободном поле док-та делают правильную запись. При этом напротив, как правило, по правому краю документа делают надпись "Исправлено" и ставят дату, фамилию и подпись лица, осуществившего поправку. Необходимо дать также краткую, но понятную всем ссылку на документ или другое основание для исправления. Этот способ может применяться и в первичных документах, однако рядом с исправлением должны быть уже подписи всех лиц, ранее подписавших этот документ. В кассовых и банк. документах исправления не допускается вообще, а, =>, ошибочный документ перечеркивается или уничтожается, и выписывается новый. Эти требования специально оговорены в действующем Законе РБ "О бухучете и отчетности".
Способ дополнит. проводки или записи применяют тогда, когда сумма записи в регистре меньше, чем это следует из первичного документа или другого основания для записи (справки, накопительной ведомости и т.п.). В таких случаях старую запись оставляют без изменения, а рядом на свободной строке (поле) делают дополнительную запись на недостающую сумму. В этом случае также обязательны дата, подпись и отсылка не только на основание изменения, но и на основную (дополнительную) запись (номер строки или графы) в данном или другом регистре. Такая отсылка нужна не только для других работников и проверяющих, но и для самого исполнителя при обращении к регистру и записи в более поздние сроки — через несколько месяцев и даже лет.
Запись отрицат. суммами или способом "красное сторно" производят тогда, когда вся ранее произведенная запись была ошибочной (неправильная корреспонденция счетов, отсутствует документ, повторная запись операции и т.п.) или только завышена сумма операции. В 1-м случае регистрацию операции производят повторно без каких-либо изменений, но сумму записывают красными чернилами, а при их отсутствии - сумму очерчивают квадратной рамкой. При подсчете итогов эта очерченная или "красная" сумма берется с обратным (отрицательным) знаком, чем и ликвидируется при подсчете итога ранее записанная такая же ошибочная сумма. Поэтому правильную запись следует произвести сразу же после сторнировочной, если запись надо производить в этом регистре или вообще не производить, если операция не осуществлялась или должна отражаться в другом регистре. Во 2-м случае возникает потребность только в корректировке самой суммы операции. Уменьшить ее можно повторив по тексту всю запись по операции, но сумму следует записать Красными чернилами и только на разницу между ранее записной и требующейся в действительности.
Способом "красное сторно" или дополнительной записи пользуются не только для исправления ошибок, но и в обычных учетных записях, установленных действующими нормативн. фактами. Дополнительная или сторнировочная запись предусматривается также на суммы отклонений при учете и списании материалов по учетным ценам, на суммы аналогичных отклонений при учете и отгрузке продукции по плановой себестоимости в некоторых других случаях.
В условиях использования соврем. ПЭВМ вместо записи способом "красное сторно" применяют запись суммы со знаком "минус" непосредственно перед цифрами, что воспринимается программами при последующих арифметич. операциях как отрицательная сумма. В таких случаях отпадает потребность в смене цвета изображения на дисплее и на печатающем устройстве.
В теории и на практике известен способ исправления ошибок путем обратных записей на счетах, т.е. способ обратной проводки. Однако этим способом следует пользоваться с осторожностью, т.к. здесь происходит искусств. увеличение оборотов; на счетах, а, =>, и искажение показателей, объемов: деятельности, расчетов, фондов и др. =>, выбирая способ исправления ошибок в записях, бухгалтер должен всегда предвидеть возможные негативные последствия и остановиться на таких, кот. этих последствий не вызывают.
17. Охарактеризовать формы бухгалтерского учета
Под формой бухучета следует понимать совокупность различных учетных регистров (документов) с установленным порядком и способом отражения записей в них. Основными формами бухучета являются: 1. Мемориально-ордерная форма учета. 2. Журнально-ордерная форма учета. 3. Упрощенная форма учета. 4. Машинно-ориентированная форма учета.
При мемориально-ордерной форме учета на основании данных первичных документов сост-ся мемориальные ордера, кот. записываются в регистрац. журнал, а затем в Главн. книгу по синтетическим счетам. Аналитический же учет ведут в карточках, в которых записи делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетич. и аналитич. счетов по окончании отчетн. периода составляются оборотные ведомости, которые сверяют между собой.
Журнально-ордерная форма учета предусматривает ежедневные записи в журналы-ордера данных с первичных документов либо со вспомогат. ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значит. кол-вом реквизитов. Каждому журналу присваивают определен. постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму, но предусматривают графы, отражающие корреспонденцию счетов. Месячные итоги каждого журнала показывают общую сумму оборотов счета, операции которого отражаются в данном журнале.
Хоз. операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематизированная их запись в журналах является одновременно хронологич. записью. Необходимость ведения специальных хронологич. регистров отпадает. Бух. баланс и др. формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. К недостаткам этой формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение вручную и затрудняющих механизацию учета.
В посл. время на предприятиях малого бизнеса разрешено использовать упрощен. форму учета, предусматривающую ведение учета в Главной книге по спец. форме. Применение упрощен. формы позволяет значительно уменьшить трудоемкость бухучета. Это достигается за счет объединения записей в книге предлагаемой формы информации регистрац. журналов-ордеров (учета хоз. операций) и ведения Главной книги. При регистрации каждой хоз. операции применяется метод двойной записи, т.е. отражение операции производится по дебету одного счета с указанием кредитуемого счета и по кредиту второго счета с указанием корреспондирующего с ним дебетуемого счета. В обоих счетах в графе "Наименование документа" делается ссылка на первичные документы, на основании которых производится запись. На основании данных Главной книги предложенной формы можно определить наличие на предприятии хоз. средств и источников их образования, составить бух. баланс и отчетность.
Книга заводится в расчете на год. Ежемесячно в книге подсчитывают обороты по счетам и выводят конечные остатки. Ежемесячно по данным Главн. книги составляют оборотную ведомость, кот. является оборотным бух. балансом, а также составляют отчеты в налог. инспекцию, статистич. управление и фонд соц. обеспечения. Оборотные ведомости и формы бух. отчетности подписываются лицами, их заполнявшими. Если по отдельным группам совершается значит. кол-во операций, то их можно записывать вначале по соответствующим карточкам-счетам, а итоговые данные за месяц записывать в Главн. книгу. Исправление ошибок в Главн.книге и ведомостях производится по правилам и с применением способов бухучета.
Применение компьютеров, относительно простых в эксплуатации, позволяет создавать автоматизир. рабочие места (АРМ) бухгалтера. Автоматизация учетн. процесса позволяет обеспечивать высокую точность учетных данных, оперативность учета. Исчезают многие трудоемкие операции по систематизации, кодированию, обобщению и выверке информации. Труд бухгалтера становится более интеллектуальным и творческим. Автоматизир. форма учета основывается на методологическом, информационном, техническом и организационно-правовом единстве обработки информации по различным участкам, включая получение бух. баланса и форм отчетности. В наст. время предприятиям предоставлено право самим выбирать форму бухучета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, соблюдая общие методологич. принципы, такие как:• документ. отражение хоз. операций, в т.ч. и на машинных носителях, имеющих юр. силу первичных док-тов;• стандартизация и унификация док-тов;• стоимостная оценка объектов учета;• экономич. группировка объектов бухучета на основе системы счетов;• обеспечение взаимосвязи между учетн. показателями на основе двойной записи и баланс. обобщения; • форм-ние и составление форм отчетности по единой методике для всех структурных подразделений предприятия и предприятия в целом;• возможность развития системы.