V. Назначение результатов автоматизации по обработке учётной документации
Автоматизация всего комплекса технологических операций по сбору, обработке информации, описывающей состояние библиотеки в целом и ее отдельных участков, позволит, прежде всего, высвободить время у специалиста - библиотечного работника для более обстоятельного взаимодействия с читателем. Анализ результатов предпроектного обследования позволяет утверждать, что библиотекарь из - за своей перегруженности так называемой внутрибиблиотечной и нередко рутинной работой не находит время для читателя.
От его наблюдений ускальзывает функционирование тематических направлений документального фонда, не говоря уже о каждом издании. Перегруженность рутинными работами (делопроизводством) отвлекает библиотекаря от глубокого проникновения в содержание документа, что, в конечном счете, влияет на качество создаваемого справочного аппарата, поисковые возможности которого ограничены с точки зрения полноты и глубины индексирования. Наблюдение за функционированием каждой единицы документального фонда или отдельных его частей позволило бы на более серьёзной основе очищать фонды, передавать их для внутрисистемного и межсистемного обмена. Автоматизация процессов контроля за качеством библиотечных процессов, продуктов, услуг способствовала бы более надежному обслуживанию читателей. Централизованный сбор и обработка учетно-статистической информации исключили бы дублирование объёмов работ, выполняемых в различных структурных подразделениях библиотеки.
VI. Краткая характеристика базового варианта
Сбором и обработкой информации в областной библиотеке практически занимаются все библиотечные работники, где бы они ни работали: в отделе комплектования или научно-методическом отделе, в отделе научной обработке или информационно-библиографическом отделе. По неполным данным в областной (краевой) научной библиотеке на сбор, фиксирование и вычислительные операции, связанные со статистической информацией, затрачивается 40 - 50 часов ежедневно. Это обусловлено тем, что практически все технологические процессы и операции нормируются и требуют соответствующего ежедневного учета. Однако, несмотря на большие трудозатраты по сбору и обработке учетной информации, многие потоки не обрабатываются (например, требовательные листки на документы, сведения с ритмичности посещения библиотеки читателями, о тематической структуре выданной литературы и др.). Общие трудозатраты (в чел./час.) на обработку статистической информации составляют в библиотеке 23500 чел./час. Из них значительную долю (50%) занимает учет библиотечных фондов (табл. "Структура трудозатрат по учету библиотечного фонда в областной библиотеке)
Исходные данные для расчета
Исходные данные для расчета по базовому варианту
| № п/п | Наименование | Обозначение | Ед-ца измерения | Объем в тыс. | Значение | Источник получения |
| 1 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.1. | Q 1 | (чел-час)/реал. | 58,6 | 1172 | ТНВРБ |
| 2 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.2. | Q 2 | (чел-час)/реал. | 22,9 | 540 | _’’_ |
| 3 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.3. | Q 3 | (чел-час)/реал. | 4,9 | 1837 | _’’_ |
| 4 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.4. | Q 4 | (чел-час)/реал. | 151,8 | 835 | _’’_ |
| 5 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.5. | Q 5 | (чел-час)/реал. | 68,0 | 34 | _’’_ |
| 6 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.6. | Q 6 | (чел-час)/реал. | 66,4 | 1991 | _’’_ |
| 7 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.7. | Q 7 | (чел-час)/реал. | 70,5 | 1466 | _’’_ |
| 8 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.8. | Q 8 | (чел-час)/реал. | 135,5 | 271 | _’’_ |
| 9 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2. 9. | Q 9 | (чел-час)/реал. | 28,4 | 511 | _’’_ |
| 10 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 2.10 | Q 10 | (чел-час)/реал. | 120,5 | 1507 | _’’_ |
| Итого по трудозатратам в чел./час. | 10664 | |||||
При этом не были учтены значительные объёмы работ по обработке и анализу информации, связанной с характеристикой библиотечных сетей и систем, которые постоянно проводятся организационно-методическим отделом библиотеки.
VII. Краткая характеристика предлагаемого варианта
Предлагаемый вариант создания автоматизированной системы сбора и обработки информации принципиально отличается от существующей системы и, прежде всего, тем, что фиксирование сведений о состоянии работы системы, структурных подразделений системы осуществляется с рабочего места библиотекаря с автоматической передачей этих сведений в централизованную систему обработки, которая ведёт синтезирование сведений и представляет её в удобном виде для руководства библиотекой, структурных подразделений библиотеки и по каждому рабочему месту.
Предлагаемый вариант автоматизированной системы сбора и обработки информации позволит с достаточной оперативностью осуществлять корректировку хода технологических операций, процессов и своевременно принимать управленческие решения. Высокий, уровень унификации и стандартизации позволит исключить обработку всех тех сведений, которые необходимы каждому структурному подразделению библиотеки с учётом специфики их работы. Наличие, полной информации об управляемых объектах» технологических процессах создаст условия для более компетентного управления библиотекой.
VIII. Возможные сферы получения экономического эффекта
Рассматривая комплекс задач, которые связаны с эксплуатацией баз данных, описывающих состояние системы, можно указать на получение прямой экономической эффективности, которая может быть получена за счет условного сокращения численности работников библиотеки, занятых сбором и обработкой статистической информации, а именно, за счет автоматизации ведения индивидуального и суммарного учета библиотечного фонда, подготовки и оформления подписки на периодические издания, подготовки списков литературы для обменного фонда, создания основного библиографического описания и т.д.
IX. Определение показателей экономической эффективности
Расчет годовой экономии от создания и внедрения централизованной автоматизированной системы обработки информации можно получить по формуле:
Э = Эx + ∆ Рэксп где
∆Рэксп – разность эксплуатационных затрат в базовой и автоматизированной системах
Эx - суммарная экономия по подсистемам, учитывающая изменение себестоимости услуг и экономию во внешней среде (при кооперации).
Определение эффективности автоматизации по комплексу технологических процессов "Библиотечное обслуживание читателей" (работа с фондами, обслуживание читателей в библиотеке и по межбиблиотечному абонементу)
Условия расчета.
I. Рассматриваемые задачи, автоматизации комплектования библиотечных фондов.
Анализ состава технологических операций, охватываемых технологическим процессом "Библиотечное обслуживание, читателей", даёт достаточные основания для суждения о том, что значительная их часть по сути своей может быть отнесена к операциям, относящимся к ведению делопроизводства (регистрация, сортировка, поиск, перемещение книг на полке, поддержание массива в рабочем состоянии и т.п.). Общие затраты по всем трём технологическим процессам на основе анализа результатов предпроектного обследования по своей трудоёмкости во всей библиотечной технологии составляют 65 - 70 % от всех трудозатрат. Такие технологические операции, как расстановка книг, журналов, газет, по сущности своей сводятся к тому, чтобы на основе заданных признаков подобрать книги, журналы или другие документы и разместить их на соответствующих полках или выделить группу документов, предназначенных к переплёту. Значительная часть технологических операций связана с перемещением, (транспортировкой) документов как внутри библиотеки, так и вне её. Многие операции, такие, например, как подбор книжных формуляров в порядке возрастания инвентарных номеров документов, упорядочение документов по алфавиту (журналов), подготовка документов к списанию, а также составление списков документов, предназначенных для внутрисистемного и межсистемного обмена, дают достаточные основания, чтобы рассматривать комплекс технологических процессов по обслуживанию читателей как процессы, которые характерны для любой традиционной конторской работы.
Таким образом, задачей комплексной автоматизации и механизации процессов по обслуживанию читателей является механизация и автоматизация конторских операций.
П. Цели автоматизации
Главной целью комплексной механизации и автоматизации технологических процессов по работе с фондами, обслуживанию читателе? в библиотеке и по МБА является освобождение работников от рутинных операций и тяжелых трудоёмких процессов по перемещению документальных фондов. Условное высвобождение трудовых ресурсов позволит библиотечным работникам больше уделять внимания таким технологическим процессам и. операциям, которые пока еще не могут быть механизированы и автоматизированы в частности, но выявлению истинной потребности в получении сведений, заключенных в документах, хранящихся в библиотеке. Освобождая библиотечных работников от таких операций, которые могут быть с белее высокой эффективностью выполнены техническими средствами, мы будем содействовать более углублённому анализу результатов деятельности библиотеки и созданию для читателей более комфортных условий работы.