Реализация нашим государством ленинских идей по созданию планомерной сети библиотек в СССР не только позволили в Конституции СССР (статья 46) закрепить, но и обеспечить право граждан же пользование достижениями и ценностями отечественной и мировой культуры. В условиях, когда в стране действует разветвленная сеть разнотипных библиотечных систем с различными видовыми и типологическими структурами библиотечных фондов, с неодинаковой организацией массивов первичных и вторичных документов, проблема разработки показателей и критериев их оценки приобретает государственное значение. При этом критерии оценки функционирования документальных фондов должны, по-видимому, учитывать не только специфические особенности библиотечной системы, но и уровни взаимодействия библиотечных систем по библиотечно-библиографическому обслуживанию читателей.
Основные идеи, предложения исследователей и практиков библиотечного дела по управлении эксплуатацией библиотечных фондов за последние пятнадцать - двадцать лет сводились к следующему: на основе оценки спроса на литературу определенного возраста разделить массивы на активную и пассивную части и организовать депозитарное хранение, найти оптимальные варианты комплектования документальных фондов как по тематике, так и экземплярности, за счет создания единых библиотечных фондов в централизованных системах повысить показатели эффективности использования документов, повысить обращаемость документальных фондов - основной показатель эффективности их эксплуатации.
В настоящее время, когда выросли требования к качеству обслуживания читателей, обобщенный показатель обращаемости документальных фондов перестал быть мерилом эффективности эксплуатации библиотечного фонда.
На наш взгляд, поиски показателей и критериев их оценки лежат в пределах "работоспособности" единицы хранения фонда. При, этом каждая единица библиотечного фонда обладает, многими свойствами и параметрами, которые, должны, как нам кажется, лечь в основу разработки показателей. Поэтому вопросы эффективности эксплуатации документальных фондов в библиотеке продолжают оставаться актуальными и сегодня.
Проблемы формирования документальных фондов в областных библиотеках
В библиотечной технологии процесс комплектования фондов по своей трудоёмкости среди других технологических процессов составляет 5 - 8 % от общей трудоёмкости, в то время как, например, технологический процесс работы с читателями составляет. 45 – 50% всех трудозатрат в библиотеке. Несмотря на то, что по своей трудоёмкости в традиционной библиотечной технологии комплектование библиотечных фондов хотя и не занимает ведущее место, однако вопросы отбора изданий для библиотечных фондов были и продолжают оставаться очень сложными в теории и практике библиотечного дела. Проблема качества комплектования библиотечных фондов общезначима для деятельности всех библиотек. По методике комплектования фондов, их учету, организации и другим вопросам написано значительное количество работ. И, несмотря на это, функционирование документальных фондов продолжает оставаться на низком уровне. Обращаемость фондов в областных библиотеках Российской Федерации составляет 0,6 . Чтобы поднять показатель обращаемости фондов. За единицу библиотечного фонда надо считать не только первичные, но и вторичные документы.
Теоретики библиотечного дела предлагают целую систему мер: исключение из фондов устаревшей литературы, передачу малоиспользуемых изданий на депозитарное хранение и принятие между библиотеками согласованных решений (по координации) о приобретении изданий той или иной библиотекой. При этом, как нам кажется, исследователи крайне мало обсуждают вопросы о субъективном факторе при принятии решения о приобретении того или иного издания для той или иной библиотеки. Процесс комплектования библиотечных фондов не может строиться на основе субъективизма. Если субъективизм при принятии решения о приобретении издания нельзя полностью исключить, то, по крайней мере, он должен быть значительно снижен. При принятии решения о приобретении того или итого издания для конкретной библиотеки должно быть исключено влияние отдельных читателей и "читательский вкус" комплектатора. Надежным инструментом должна служить научно-обоснованная программа формирования документальных фондов, которая должна быть задана тематико-типологическим планом. К сожалению, как в отечественной, так и в зарубежной литературе мы не нашли работ, которые бы раскрывали механизм влияния тематико-типологического плана на качество формирования документальных фондов. Хотя в отдельных работах качество комплектования документальных фондов справедливо связывается с тематико-типологическим планом. Авторы публикаций, все без исключения, обходят те трудности, которые связаны с сопоставлением содержания приобретаемого документа с профилем библиотеки, который задается тематико-типологическим планом. Трудности же такого сопоставления заключаются в огромной трудоёмкости, связанной, с. иной стороны, с классификацией документа по книготорговой классификации, а с другой, - отсутствием таблиц соответствия между информационно-поисковыми языками, которые используются для раскрытия содержания документа в проспективной библиографии и тематико-типологическом плане.
Для того, чтобы оценить структуру и трудозатраты на комплектование документальных Фондов по объектам предпроектного обследования, приводим данные в табл. 6.
Таблица 6
| № п/п | Номер нормы | Наименование работы | Суммарная трудоемкость | |
| Чел/час | % | |||
| 1 | 1.1х/ | Просмотр книготорговых изданий | 26859 | 40,0 |
| 2 | 1.2 | Работа с тематико-типологическим планом при отборе литературы | 7822 | 11,6 |
| 6 | 1.3 | Переписка с книготорговыми организациями и издательствами | 390 | 0,6 |
| 4 | 1.4 | Составление карточек для картотеки, заказанной литературы | 8999 | 13,4 |
| 5 | 1.5 | Подбор карточек для картотеки заказанной литературы | 1279 | 2,0 |
| 6 | 1.6 | Расстановка карточек в картотеку заказанной литературы | 1767 | 2,6 |
| 7 | 1.7 | Оформление заказа на произведение печати | 6965 | 10,4 |
| 8 | 1.8 | Оформление подписки на периодические издания | 1188 | 1,8 |
| 9 | 1.9 | Составление регистрационной карточки | 731 | 1,0 |
| 10 | 1.10 | Отбор литературы из обменных фондов | 5416 | 8,0 |
| 11 | 1.11 | Составление списка на литературу, отобранную в обменном фонде | 518 | 0,8 |
| 12 | 1.12 | Сверка поступивших документов с картотекой заказанной литературы | 3065 | 4,6 |
| 13 | 1.13 | Расстановка карточек в картотеку выполненных заказов | 1758 | 2,6 |
| 14 | 1.14 | Составление планов | 276 | 0,4 |
| Итого | 67033 | 100 | ||
х/ Типовые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках.
Как видно из таблицы, технологическая операция 1.2 "Работа с тематико-типологическим планом при отборе литературы" составляет 11,6% трудозатрат среди технологических операций, относящихся к вопросам комплектования. Соблюдение же правил и методики комплектования фондов по технологической операции 1.2 для принятия решения о приобретении того или иного издания или аргументированного отказа требует введения в процедуру принятия решения операции 4.5. Поэтому трудозатраты по операции 1.2 крайне занижены.
Как показывают наши расчёты, при соблюдении всех методических требований для принятия решения о приобретении издания для библиотеки при неоднократном дублировании технологических операций 1.1, 1.2 и 4.5 (к комплектованию привлекаются сотрудники многих отделов библиотеки) общие трудозатраты составят более 212 тыс. чел./час, что, в свою очередь, потребует увеличения численности работников. отдела комплектования на пятнадцать человек в каждой библиотеке. Да и механическое увеличение штатной численности отдела комплектования не обеспечит качества Формируемых документальных фондов библиотеки.
Универсальным научным библиотекам, к которым относятся и областные, краевые библиотеки, свойствен широкий подход к профилю комплектования библиотечных фондов, и, как известно, он обеспечивается за счет поступления платного обязательного экземпляра из Центрального коллектора научных библиотек г. Москвы. Сложность видовой, типологической, а также тематической структуры издаваемых в СССР произведений печати усугубляет решение вопросов, связанных с учетом профилей комплектования фондов, областных, краевых библиотек в ЦКНБ.
Сложность задачи по профилированию фондов в ЦКНБ делает практически невозможным установление контроля со стороны библиотек за работой Центрального коллектора научных библиотек в этой области.
Вопросы контроля и учета за поступлением литературы в фонд библиотеки затруднены, учитывая то, что областные библиотеки комплектуют свои фонды через разветвленную сеть источников комплектования (табл. 7) и многообразие источников информации о выходящих документах.
Рассматривая областную, краевую библиотеки как методические центры, которые прямо влияют на формирование документальных фондов централизованных библиотечных систем, пополняющихся книгами через местные коллекторы, целесообразно было бы решить вопросы, связанные с надежным контролем заказываемой ЦБС литературы с учетом профилей ЦБС. Автоматизация процессов комплектования ЦБС только по семи объектам предпроектного обследования снизит трудозатраты почти на 200 тысяч чел./час. Как показывает анализ и расчеты, автоматизация процессов комплектования ЦБС повысит уровень профилирования фондов, снизит процент неоправданного дублирования приобретаемой литературы, создаст возможности для улучшения качественного состава фондов за счет расширения тематики.