Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.
Программа по созданию первичных документов представляет:
─ необходимый для повседневной работы набор первичных документов;
─ определенный доступ к справочникам объектов (предприятий, товаров, сотрудников и др.) непосредственно из подготавливаемого документа, что сводит к минимуму рутинную работу по его заполнению;
─ возможность создания справочников новых объектов.
Программа по созданию первичных документов позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов (платежное поручение, счет, счет-фактура), тем самым, избавляя бухгалтера от рутины постоянного занесения этих сведений вручную.
Один раз заполнив информацию об организации, бухгалтер больше к этому вопросу не возвращается, за исключением моментов, связанных с какими-либо изменениями или дополнениями.
Заполнение формируемых документов может производиться путем выбора различных объектов непосредственно из справочников.
В том случае, если нужный объект в справочнике отсутствует, то возможен ввод его наименования и всех прочих реквизитов непосредственно в поля первичных документов. После сохранения данный объект появиться в справочнике.
Все документы с занесенными реквизитами (автоматически – из данных справочников или вручную, если таких данных нет) учитываются программой в базе данных, создаваемой с помощью СУБД и выводятся на принтер в виде заполненных первичных документов.
Пример формы «Приходного ордера», полученного на ПЭВМ, представлен в табл. 4.1.
Таблица 4.1
Типовая межотраслевая форма N М-4
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 30.10.97 N 71а
ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР N 13707 ┌────────┐
│ Коды │
├────────┤
Форма по ОКУД │ 0315003│
├────────┤
Организация ВМЗ по ОКПО │05757848│
└────────┘
Структурное подразделение СКМ ТЭСЦ-3
Склад покупного металла ТЭСЦ-3
| Дата | Поставщик | Страховая | Корреспондирующий | Номер документа | |||
| наимено- | код | сопрово- | пла- | ||||
| счет, | код анали- | ||||||
| 15-ДЕК-2004 | ООО ОМК-СТАЛЬ | 10229 | 598040014Д | ||||
Грузоотправитель: ОО ОМК-СТАЛЬ г. Москва
| Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Учет-ная цена, руб. коп. | Сумма по учетной цене, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. | Номер пас-порта | Поряд-ковый номер по | Номер поступления | |||
| по доку- менту | при-нято | |||||||||||
| наимено-вание, сорт, размер, марка | номен- клатурный номер, категория БДДС | код | Наиме-нование | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 1770.0x6.0_20_ТУ 14-1-3579-83 | 071.003407 | тонна | 63,800 | 63,800 | 14500,00 | 925100,00 | 10069 | |||||
| 63,600 | 63,600 | 14500,00 | 922200,00 | 10110 | ||||||||
| 62,900 | 62,900 | 14500,00 | 912050,00 | 10111 | ||||||||
| Штрипс рулонный | ||||||||||||
| Итого по позиции: | 190,300 | 190,300 | 2759350,00 | |||||||||
| Итого: | 190,300 | 190,300 | 2759350,00 | |||||||||
Принял _____________ ___________ _____________ Сдал ____________ ___________ ______________
должность подпись расшифровка должность подпись расшифровка
Ответственный УМТС ___________ ___________ _____________
должность подпись расшифровка
Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется в двух направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм [137].
Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.
Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.
Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).
На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. [10].
- Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документы и обрабатывать их.
- Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.
- Система автоматизации документооборота «Документ-2000» ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий. Возможности технологий Oracle, отсутствие ограничений на объем хранимых данных, эффективные механизмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты информации – все это обеспечивает поддержку корпоративных информационных систем без ограничения масштаба предприятия.
Технический прогресс в области средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.
использование вычислительных сетей приводит к значительному изменению и документооборота. Так, система «клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь.
Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.
Результатом решения экономических задач является вывод обобщенных данных на бумагу, на дисплей, на машинные носители. Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. На магнитные дискеты выводятся архивные данные, а также сведения, передаваемые на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними.
Наибольший удельный вес занимает выдача данных на бумажные носители в виде машинограмм. Вначале изучается возможность получения типовых машинограмм и их привязки к конкретным условиям конкретной организации.