Документы являются наиболее распространенным носителем исходной и результатной информации. В системе налогообложения функционирует унифицированная система документации, которая отвечает определенным требованиям к форме, содержанию и порядку заполнения документов. Унифицированные документы используются на всех уровнях системы. К ним можно отнести большинство документов, циркулирующих в налоговых органах, начиная от бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов, представляемых налогоплательщиками в налоговые инспекции, и кончая отчетностью, составляемой налоговыми органами. Информационные потоки представляют собой направленное стабильное движение документов от источников их возникновения к получателям и дают наиболее полную картину информационной системы налогообложения. Это обусловлено тем, что с их помощью выявляются пространственно - временные и объемные характеристики, отражается динамичность информационных процессов и их взаимодействие. Информационные потоки отражают организационно - функциональную структуру налоговых органов.
Документы и содержащаяся в них информация делятся:
а) по отношению к входу и выходу:
· на входные (поступающие в инспекции);
· на выходные (исходящие из инспекции);
б) по срокам представления:
· на регламентные – документы, для которых определен срок исполнения и представления.
К документам, выдаваемым по регламенту, можно отнести, например, отчеты «О поступлении налогов и других обязательных платежей в бюджеты РФ», «О результатах контрольной работы налоговых инспекций», «Структура поступлений основных видов налогов», «Недоимка по платежам в бюджет» и другие статистические отчеты, составляемые в налоговых органах;
· на нерегламентированные – документы, исполняемые по запросам;
в) по функциональным направлениям деятельности налоговой инспекции:
· на правовые и нормативно-справочные документы (законы, указы, постановления органов государственной власти и управления) и организационно методические документы (приказы, директивы, инструкции, методики, решения коллегий Министерства РФ по налогам и сборам и т.д.);
· на документы исчисления и учета поступления налогов, сборов и других платежей (лицевые счета плательщиков налогов, банковские документы, на логовые расчеты, декларации);
· на документы по контрольной работе инспекции (бухгалтерские отчеты, балансы, акты проверок предприятий и организаций, журналы учета контрольной работы) и др.
Группирование документов по функциональным направлениям в соответствии с особенностями и назначением содержащейся в них информации определяет основные потоки информации в структуре управления налоговым органом.
Состав информационных ресурсов МНС России:
1. Информационные ресурсы по учету налогоплательщиков, ЕГРН .
2. Налоговая отчетность
3. Вспомогательные информационные ресурсы.
4. Информационные ресурсы, получаемые из внешних источников.
На основании зарегистрированного входящего документа производится ввод данных в систему.
Входящие документы поступают в налоговый орган от налогоплательщика от других налоговых органов, из финансово-кредитных организаций (банки, казначейство), органов регистрации, обязанных предоставлять информацию в налоговые органы по регламенту, от вышестоящего налогового органа от других налоговых органов.
Реестры для регистрации документов в системе:
1. Входящие документы по учету налогоплательщиков: заявление о постановке на учет, сведения из органов регистрации об объектах собственности или фактах владения.
2. Входящие налоговые документы: расчеты на уплату налога, платежные документы.
В процессе выполнения своих основных функций налоговые инспекции взаимодействуют с органами государственной власти, кредитно-финансовыми организациями, правоохранительными органами, таможенной службой.
Органы представительной власти и управления направляют в ГНС следующую информацию:
· распоряжения;
· законодательные акты о введении местных налогов;
· сведения о фактических поступивших суммах налогов и других платежей в бюджет.
Правоохранительные органы представляют данные о транспортных средствах, о сокрытии доходов, материалы по фактам нарушений, за которые предусмотрена уголовная ответственность.
Департамент финансов обеспечивает материалы из проектов эмиссий, данные по отсрочке налогов, ежемесячные суммы налогов и других платежей в бюджет.
Банки и кредитные учреждения представляют платежные документы, данные о финансово-хозяйственных операциях плательщиков за финансовый год, об открытии или закрытии банковских счетов.
Государственный таможенный комитет делает представления на взыскание сумм с налогоплательщиков (акцизы, НДС), ежемесячно извещает о поступлении акцизов и НДС в Федеральный бюджет Региональные органы ГНС представляют информацию, соответствующую правам доступа к ней, кредитам, финансовым органам, органам госстатистики, управления, МВД, ГИБДД.
Регламент принятия и ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками налоговых деклараций, иных, документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, и бухгалтерской отчетности, утвержденный Приказом МНС РФ от 14.02.2003 № БГ-3-06/65, утверждает порядок принятия и ввода налоговой и бухгалтерской отчетности в АИС "Налог". В нем даны требования, которые будут предъявляться к сдаваемым отчетам.
Требования к оформлению деклараций и отчетов, которые должны выполнять бухгалтеры, установлены отдельными приказами МНС и Минфина России. Регламент только поясняет, как налоговики будут проверять сданные им документы. Но это полезно знать и налогоплательщикам. Ведь инспекторы могут просто не принять не устраивающие их отчеты.
Фирмы могут сдавать декларации на бумаге или в электронном виде (п. 2 ст. 80 НК РФ). В последнем случае отчетность можно передавать по каналам связи или на дискетах.
Представление отчетности на бумаге Большинство бухгалтеров сдают отчетность на бумаге. Сделать это можно лично или через представителя, а также направить по почте письмо с описью вложения.
Комментируемый документ дает описание трех стадий обработки отчетов при их вводе в АИС "Налог":
· принятие документов;
· ввод документов в базу данных;
· арифметический контроль.
Принятие документов.
Принимать отчеты на бумаге будут так же, как и раньше. Налоговый инспектор проверит:
· комплектность переданных документов (наличие всех деклараций, расчетов и бухгалтерских форм);
· наличие обязательных реквизитов на документах.
Если все в порядке, то на каждом принятом отчете инспектор поставит отметку.
Обратите внимание: желательно, чтобы инспектор поставил отметку (штамп) и на втором экземпляре отчета. Он остается у фирмы.
Возможно, налоговик обнаружит ошибки в оформлении документов уже после их сдачи. Например, отсутствуют какие-либо реквизиты, нечетко написаны (напечатаны) символы и т. д. В этом случае в течение трех дней налоговая инспекция должна письменно уведомить предприятие о том, какие формы надо сдать вторично. На практике инспектор может просто позвонить на предприятие и сообщить бухгалтеру об имеющейся ошибке.
Через шесть дней с последней даты, когда можно сдавать отчетность, налоговики начнут выявлять нарушителей - фирмы, которые не сдали отчетность вовремя. Им вышлют письменное уведомление. Нарушителю предложат явиться в инспекцию и рассказать, почему он не сдал отчетность.
Приказ МНС России от 31.12.2002 № БГ-3-06/ 756 установил, что при вводе в действие новых налоговых деклараций должны быть утверждены:
· их формы;
· инструкции по заполнению;
· форматы представления деклараций в электронном виде;
· документы, содержащие контрольные соотношения (для проверки правильности ввода данных).
Таким образом, при разработке новой формы декларации одновременно создается и ее электронный вид.
Показатели для электронного документа определяются по "бумажной" форме декларации или отчета. Если в "бумажную" форму вносятся изменения, то меняется и электронный документ.
Наиболее перспективный способ сдачи отчетности – ее передача по общедоступным каналам связи (например, через Интернет).
Фирма может сама выбрать способ передачи отчетности (ст. 80 НК РФ). Правда, для передачи сведений по каналам связи необходимо, чтобы налоговики могли принять их. К сожалению, не во всех инспекциях достаточно мощные компьютеры для этого. Поэтому вначале нужно спросить у своего инспектора, можно ли направлять отчетность по каналам связи, и только потом делать это. Иначе фирму могут оштрафовать.
Если предприятие решило сдавать декларации в электронном виде (по каналам связи), нужно помнить следующее.
Во-первых, заполнять формы надо в электронном формате, утвержденном МНС России. Заметим, что все основные бухгалтерские программы позволяют делать это.
Во-вторых, передаваемые по каналам связи документы (как правило, весь пакет документов) надо удостоверять электронной цифровой подписью (ЭЦП).