Операции и проводки. Отражение движений средств в бухгалтерском учете записывается в виде операций и проводок. Операция является полным отражением хозяйственной операции, произошедший на предприятии, в бухгалтерском учете. Она может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Например, операция поступления аванса будет содержать две проводки – зачисление средств на расчетный счет и начисление НДС по поступившему авансу.
Субконто. Термин субконто введен для обозначения набора значений, используемых для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т. д. Вид субконто определяет совокупность объектов конкретного тина, которые используются для ведения аналитического учета.
Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида – обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник «Основные средства». При этом два вида субконто могут иметь тип одного и того же справочника: например, виды субконто «МБП» и «Основные средства» могут ссылаться на один и тот же справочник «Материальные ценности».
Существующие виды субконто используются для настройки аналитического учета по счетам бухгалтерского учета. При вводе проводок для счетов, по которым ведется аналитический учет, вводятся значения субконто в соответствии с их типами.
Типовые операции. Механизм типовых операций предоставляет пользователю возможность автоматизировать ввод часто повторяющихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовой операции, в котором задает «сценарий» проводок. При вводе операции с использованием типовой операции, данные автоматически заполняются на основании шаблона типовой операции. При необходимости запрашиваются недостающие значения операции (объекты аналитики, валюта, количество и другие) и рассчитываются суммы проводок по определенным в шаблоне формулам.
Корректные проводки. Механизм корректных проводок предназначен для автоматического контроля вводимых операций. Пользователь заполняет список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учета. Затем, в процессе ввода операций, если установлен соответствующий параметр, система проверяет проводки операции, используя список корректных проводок.
Журналы проводок и операций. Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал операций. В нем каждая операция отображается одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму).
Журнал проводок позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка.
Регистры. Для анализа остатков и движений средств, компонента «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» использует регистры.
Регистры оперативного учета являются внутренним механизмом конфигурации «1С:Предприятия» и пользователь (менеджер, продавец) непосредственно с ними не работает. Регистры автоматически изменяются документами при их проведении, так как это предусмотрено в конфигурации. Данные регистров используются системой при построении различных отчетов о наличии и движении средств.
Регистры в конфигурации используются для поддержки складских запасов, взаиморасчетов и т. д. Регистр представляет собой многомерную таблицу храпения остатков и оборотов по тем или иным ресурсам. Например, для складского запаса товаров может быть создан регистр «Товарный запас» с двумя измерениями «Товар» и «Склад» и одним ресурсом «Количество». В этом случае система будет поддерживать остатки товаров в разрезе складов.
Изменение остатков по регистрам может производиться только документами. Каждое такое изменение имеет определенное место на оси времени. Каждый документ может порождать неограниченное количество движений по регистрам любых видов.
Виды расчетов. Для описания формул расчетов, но которым выполняются те или иные вычисления, служит понятие видов расчета. На этапе конфигурирования можно описать неограниченное количество видов расчета. В отличие от справочников, журналов расчета и документов, за понятием вида расчета не лежит «реальных» данных – это не более чем алгоритм вычисления, оперирующий данными журналов расчета, документов и справочников.
Алгоритм вида расчета описывается с помощью встроенного языка. Типичными примерами видов расчета являются «начисление по окладу», «подоходный налог», «расчет амортизации» и пр.
Журналы расчетов. Для просмотра и редактирования результатов расчета, а также для хранения их предыстории в системе используются журналы расчетов. Основным свойством журнала расчетов является его принадлежность тому или иному справочнику системы. Такой справочник называется справочником объектов расчета.
Например, это может быть журнал расчетов зарплаты, причем списком объектов расчета будет выступать справочник сотрудников; журнал расчета дивидендов, причем списком объектов расчета будет выступать справочник акционеров; журнал расчетов квартирной платы, причем списком объектов расчета будет выступать справочник квартиросъемщиков, и пр.
Для одного справочника может быть создано несколько журналов расчета, каждый из которых будет содержать данные определенной предметной области. Например, в том случае, если предприятие – акционерное общество закрытого типа, справочник сотрудников может выступать списком объектов расчета для журнала расчета заработной платы и для журнала расчета дивидендов акционеров.
Календари. Для ведения рабочего графика предприятия или сторонних организаций, для учета рабочего времени сотрудников разных категорий в системе «1С:Предприятие» служат календари. При конфигурировании можно' определить неограниченное число календарей, описав правила их заполнения. Примерами календарей могут служить: календарь рабочего графика предприятия (где отмечены выходные и рабочие дни); календарь работы банка, через который осуществляются взаиморасчеты; календарь работы служащих; календарь, в котором проставлена продолжительность рабочих дней для рабочих и т. д.
Функционирование системы «1С:Предприятие» делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.
Таким образом, всю работу с системой можно разделить на два этапа, которые могут произвольно чередоваться:
· конфигурирование;
· непосредственная работа пользователя с информационной базой.
Кроме упомянутых режимов запуска «1С:Предприятия», существует режим запуска «Отладчик», предназначенный для отладки алгоритмов обработки данных, созданных в режиме конфигурирования.
Конфигурирование. На этапе конфигурирования системы 1С:Предприятие выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.
При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня. Количество и структура наборов прав определяется конкретной конфигурацией системы.
Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных, в системе в рамках Конфигуратора предусмотрена возможность настройки общих интерфейсных компонент системы: меню, панелей инструментов, комбинаций клавиш.
Кроме того, на этапе конфигурирования может быть создано несколько пользовательских интерфейсов для разных типов пользователей (менеджеров, бухгалтеров, кадровиков и т. д.), а также список пользователей создается для конкретной организации.
Работа пользователя. Работа пользователя с информационной базой осуществляется при запуске системы в режиме «1С:Предприятие». При этом выполняется собственно функционирование системы в предметной области: осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т. д.
Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.
В настоящем пособии содержится общее описание порядка работы пользователя при работе с системой 1С:Предприятие в различных режимах: ведение справочников, ввод документов, операций, ведение расчетов, получение отчетов и другое. При этом указывается, какие свойства системы и как могут меняться в зависимости от используемой конфигурации.
Пояснение особенностей работы с конкретными режимами (документами, операциями, справочниками, отчетами), которые зависят от конфигурации, могут содержаться в описании самой конфигурации. В этом случае их можно получить, обратившись к режиму пользовательского описания.
Перечислим основные особенности поведения системы 1С:Предприятие, которые определяются конкретной конфигурацией:
· набор констант;
· состав, структура и свойства справочников;
· формы просмотра списков справочников и ввода элементов справочников;