4. Необходимо проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учета, по каждому АРМу: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учетом автоматизированной обработки, и многие из них уже содержаться в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придется формировать и вводить дополнительно.
Проектирование форм документов, выписываемых вручную, сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. В заголовочной части помещаются постоянные реквизиты, определяющие форму и отдельный экземпляр документа (наименование предприятия, название документа, его номер, код фирмы, код документа и пр.).
В содержательной части представлены справочно-группировочные и количественно-суммовые реквизиты. Здесь используется зональная, анкетная, табличная или комбинированная формы представления.
В оформляющей части формы документа приводятся даты составления документа и подписи лиц, удостоверяющих правомерность выполняемых хозяйственных операций. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.
Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.
5. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, предусмотрев возможность и ручного ввода любой корреспонденции.
6. Выходные документы (регистры и отчетные формы) формируются автоматически в результате систематизации и обобщения данных в ЭВМ. Чаще всего отчетные данные выводятся на бумагу, на дисплей, на машинные носители. На бумажные носители и дисплей данные выводятся в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм.
Наибольший удельный вес занимает выдача данных на бумажные носители в виде машинограмм. Вначале изучается возможность получения типовых машинограмм и их привязки к конкретным условиям конкретной организации.
Если разрабатывается индивидуальный проект, то проектируются все выходные документы с точки зрения их содержания и формы. Состав реквизитов формы должен отвечать ее назначению (§ 4.3). Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке.
Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчеты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для более эффективной автоматизации бухгалтерского учета все перечисленные работы следует провести, что облегчит дальнейшее внесение изменений, а также комплексную автоматизацию по всем участкам.
5.2 Организация учета с использованием
автоматизированной формы
В настоящее время не существует общепринятого названия автоматизированной формы бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как компьютерная, таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. Не давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип двойной записи, документация, оценка и инвентаризация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.
Сущность большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса.
Отличаясь в деталях, они имеют общие основные принципы:
· Одноразовый и минимальный ввод – многоразовый и максимальный вывод.
· Один журнал хронологической записи – множество регистров систематической записи.
· Полноценный учет по синтетическим счетам, субсчетам и аналитическим кодам.
· Отчетная информация в срок – рабочая по запросу.
· Автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
· Наличие типовых проводок.
· Возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
· Организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
· Связь оперативного и бухгалтерского учета, организация управленческого учета на предприятии.
· Обеспечение целостности базы данных.
· Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.
· Учет любых финансово-хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы.
· Возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов).
· Автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов-ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм.
· Создание, печать и хранение электронных копий первичных документов.
· Возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.
В принципе, необходим "идеальный" пакет в том смысле, что для начинающего бухгалтера он будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала – отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора – надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта "на вырост", если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.
Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки – Главная книга – Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы).
В табл. 5.1 представлена примерная классификация систем по группам потребителей.
Таблица 5.1
Класс бухгалтерских систем
| Класс систем | Группа потребителей | Основные характеристики | Фирмы-разработчики |
| Мини-бухгалтерия | Бухгалтерия численностью 1-3 человека Без специализации | Ввод и обработка бухгалтерских записей Печать первичных документов и отчетности | « «ИнфоСофт» «Инфин» |
| Универсальные системы (интегрированные бухгалтерии) | Численность бухгалтерии невелика Предусмотрены все основные разделы учета | Развитая аналитика Реализация основных компонентов натурального учета Учет труда и заработной платы | «1C» «Инфин» «ИнфоСофт» «Атлант-Информ» БЭСТ |
| Комплексные системы | Бухгалтерия численностью не менее 10 человек Разделение функций между сотрудниками | Комплекс программ Сетевая архитектура Достаточно полная реализация функций Адаптируемость | «Парус» «Новый Атлант» «Галактика» R-Style БЭСТ |
| Управленческие системы | Подразделения бухгалтерского и финансового учета Подразделения финансового менеджмента | Управленческий учет Планирование Настройка на клиента Открытость архитектуры Масштабируемость | «Новый Атлант» «Цефей» SAP Oracle CA |
В основе программных модулей, реализующих "интегрированную бухгалтерию" (ИнтБ) лежит все та же база «Проводки – главная книга – баланс» (ПгиБ), но появляется надстройка в виде одного или нескольких модулей типа: учета материально-производственных запасов, учета заработной платы, учета ведения договоров. Вся ИнтБ ориентирована, как правило, на малый и средний бизнес и рассчитана для работы на одном АРМе.