Главный закон
покупки по Беркли
Важно не то, сколько это стоит, а то, сколько Вы на этом экономите.
Закон Полга
10.1 Комплексные системы автоматизированного управления торговых предприятий.
10.2 Электронная коммерция.
10.1 Комплексные системы автоматизированного управления торговых предприятий
Все больше торговых предприятий применяют комплексные системы автоматизации торговли для управления своей деятельностью. Сегодня уже никто не сомневается в том, что управление на компьютере – не только сэкономленные время и силы, но и одно из необходимых условий для сохранения и увеличения прибыли. В настоящее время розничный бизнес становиться все более и более конкурентным, что предъявляет новые требования к предпринимателям. Снижение нормы прибыли заставляет вести управление торговлей более эффективно и тщательнее планировать ассортимент. Рост номенклатуры товаров приводит к усложнению всех задач учета, инвентаризация отдела может оказаться весьма непростым делом при наличии нескольких тысяч товарных позиций, а ведь нужно отбирать товары для продажи и отслеживать оборот по ним. Кроме того, бухгалтер и товаровед должны решать задачи по внутреннему учету и отбору, взаимодействию с поставщиками. Как правило, текущий учет съедает практически все время и не оставляет его на планирование и более эффективное ведение бизнеса.
Складывающаяся ситуация требует усиления контроля движения каждой единицы товара, контроля вложения каждой единицы денежных средств. Ведение количественно-суммового учета, усиление борьбы с хищениями, анализ продаж возможны только при использовании полноценной системы автоматизации. В данном случае подобная система, прежде всего, – это помощник как для владельца, так и для бухгалтера.
Розничная торговля – это особый мир со своей учетной спецификой и нормативно-законодательной базой. Это поток многочисленных мелких продаж за наличный расчет, где процедуры оплаты товара и получения его покупателем разделены незначительным промежутком времени. При этом продажи могут вестись круглосуточно – без перерывов, выходных и праздничных дней.
Еще одной важной особенностью является огромная номенклатура товаров, поступающая от множества различных поставщиков. Так, ассортимент среднего магазина может включать в себя несколько тысяч наименований, а крупного супермаркета – десятки тысяч. Кроме того, учет каждого вида товаров имеет свои нюансы нормы естественной убыли, контроль сроков годности и т.д. В этих условиях требуются не только аккуратность и точность, но и высокая скорость работы с информационным потоком и быстрое принятие решений.
Автоматизация в сфере торговли реализуется за счет установки в торговых залах кассовых POS-терминалов (Point-Of-Sale), каждый из которых с помощью телекоммуникаций подключен к другим модулям системы. Базовым средством для автоматизации торговых залов может быть, например, POS-терминал IBM 4694, который представляет собой компьютер на базе одного из процессоров Intel с памятью на 16 Мбайт, жестким диском емкостью 160 Мбайт, видеоадаптером VGA, картой Ethernet 10Base-T. Такой компьютер комплектуется монитором, принтером для печати чеков, кассовой клавиатурой, считывателем магнитных карт, дисплеем покупателя и сканером штрих-кодов. К POS-терминалу могут дополнительно подключаться различные типы клавиатур и дисплеев, считывателя смарт-карт и т.п. [22].
Такой POS-терминал позволяет кассиру оформить покупку, используя штриховой или локальный код магазина, принять деньги и выдать сдачу наличностью в любой валюте или оформить безналичную оплату, в том числе по пластиковым карточкам с авторизацией клиента. С его помощью можно учесть скидки и наценки на товар, провести инкассацию, подготовить декларацию денежного ящика и отчеты за день или любой другой период – компьютер, в отличие от человека, помнит всю необходимую информацию и быстро ее обрабатывает. Кроме модуля управления торговым залом, построенного на POS-терминалах и достаточного для эффективной автоматизации небольшого магазина – бутика, предусмотрены модули управления складом, магазином, центральным офисом, что позволяет расширять систему при установке в крупных торговых предприятиях – супермаркетах, универмагах. Каждый POS-терминал, имея доступ к информации других модулей, например, склада и торгового зала, дает несомненную ценность для прогнозирования и поможет вести более продуманную политику в отношении различных групп покупателей, планируя объем продаж и ассортимент предлагаемых товаров для каждой конкретной группы населения. На основании сведений о клиентуре магазин может составить обобщенный и точный портрет своего покупателя из каждой социальной группы, портрет, учитывающий потребительское поведение клиента в зависимости от целого ряда факторов: временных, сезонных и проч.
Понятно, что решения задач автоматизации учета в розничной торговле можно использовать множество программ и у каждой есть свои плюсы и минусы. Разнообразие систем управления баз данных (СУБД) приводит к большому количеству решений, исполненных разными коллективами программистов. Для решения задач автоматизации учета выработано два основных подхода; купить готовое тиражируемое решение или разработать систему самостоятельно (как вариант – заказать в специализированной программистской фирме).
Готовое решение хорошо и плохо одновременно тем, что часть проблем по разработке технологии учета уже решена, и необходимо подстроить свое решение под эти технологические решения. Технология учета, заложенная в готовом решении, гарантированно не противоречит законодательству и работает уже не на одном предприятии. При применении готового решения проще проходить такие моменты, как деноминация, – разработчик заботится о внесении изменений в программу. Зато намного сложнее или порой невозможно учитывать особенности конкретного управленческого учета.
Что касается собственной (заказной) разработки, то ее плюсы – возможность создания системы, не обладающей избыточностью готового решения, и возможность создания программы под конкретное предприятие.
Большими минусами собственной разработки являются: возможность методологической ошибки на стадии технического задания и большие затраты на поддержку системы в условиях меняющегося законодательства.
Основная функция любой бухгалтерской программы состоит в том, чтобы информацию, содержащуюся в первичных документах, отобразить в систематизированном виде на счетах бухгалтерского учета. Впоследствии, накопленные на счетах итоги используются для формирования разнообразных бухгалтерских и налоговых отчетов.
Исходя из задач системы нормативного регулирования бухгалтерского учета, Министерством финансов РФ рекомендовано всем предприятиям независимо от форм собственности и организационно-правовых форм использовать единый план счетов и инструкцию по его применению (исключение составляют банки, страховые и бюджетные организации). Вместе с тем, предприятиям предоставлено право уточнять содержание плана счетов: вводить, исключать или объединять дополнительные счета, субсчета Перечень счетов, используемых предприятием для ведения счета, вводится в бухгалтерскую программу и постоянно хранится в ней в специальном справочнике, называемом "План счетов". То есть, на основе единого плана счетов, рекомендованного Министерством финансов РФ, предприятие создает свой рабочий план, который в наибольшей степени соответствует целям и задачам функционирования конкретного хозяйствующего субъекта. В этой связи очень важно, чтобы компьютерный план счетов был открыт для внесения в него изменений.
Современные системы автоматизации оперативного и бухгалтерского учета для предприятий торговли позволяют:
– получать оперативную информацию о состоянии складских запасов, объемах продаж, работе персонала и текущей прибыли – таким образом, руководящий состав получает информацию, необходимую для принятия управленческих решений. Это относится и к планированию закупок товаров, оборудования и прочего, планированию рабочего времени и количеству обслуживающего персонала;