Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватися штампи з текстом відповідного напису.
Посвідчувальнии напис на дорученні, заповіті вміщується після підпису громадянина на тій же сторінці чи на звороті документа.
Якщо посвідчувальнии напис не вміщується на відповідному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчу-вальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом посадової особи виконавчого комітету з прикладенням гербової печатки виконавчого комітету ради народних депутатів.
Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу з прикладенням гербової печатки виконавчого комітету ради народних депутатів, частина відбитку якої повинна знаходитися на підклеєному аркуші.
Прикріплення і підклейка аркушів паперу для посвідчувального напису при засвідченні вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.
19. Всі нотаріальні дії, які вчиняються посадовими особами виконавчих комітетів, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій (додаток № 1). Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається в посвідчувальному написі документа, що посвідчується чи засвідчується посадовою особою виконавчого комітету.
Нумерація в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з початку кожного календарного року ведеться з першого номера.
Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані.
Кількість аркушів повинна бути завірена підписом посадової особи виконавчого комітету вищестоящої ради народних депутатів з прикладенням гербової печатки цього виконавчого комітету.
Запис нотаріальної дії в реєстрі провадиться посадовою особою виконавчого комітету чорнилом (або кульковою ручкою) і тільки після того, як посвідчувальнии напис чи документ, що посвідчується чи засвідчується, підписаний. Запис олівцем і
619
Нотаріат в Україні
підчистки в реєстрі не допускаються, вільні місця повинні бути прокреслені, а зроблені виправлення застережені за підписом посадової особи виконавчого комітету.
20. Посадові особи виконавчих комітетів видають виписки з
реєстрів для реєстрації нотаріальних дій тільки громадянам та
юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчиняли
ся нотаріальні дії, а також на письмову вимогу суду, арбітражно
го суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з
кримінальними, цивільними або господарськими справами, що
знаходяться у їх провадженні.
Виписки з реєстру для реєстрації нотаріальних дій про заповіт видаються тільки після смерті заповідача.
21. Примірники всіх нотаріально посвідчених заповітів чи до
ручень, повідомлень установ банку, підприємств і організацій з
написом про накладення заборони відчуження житлового будин
ку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділян
ки, іншого нерухомого майна залишаються у справах виконавчо
го комітету відповідної ради народних депутатів.
На кожний вид зазначених угод або документів можуть бути заведені окремі наряди.
22. Документи, на підставі яких вживаються заходи до охоро
ни спадкового майна, приєднуються до актів опису спадкового
майна, які залишаються у виконавчому комітеті відповідної ради
народних депутатів, і підшиваються в наряд (справу).
Оригінали документів (свідоцтва про народження, шлюб, смерть тощо) повертаються особам, що їх подали, а у виконавчому комітеті відповідної ради народних депутатів залишаються їх копії. Копії подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються посадовою особою виконавчого комітету, про що робиться напис: «З оригіналом вірно», записується дата, посада особи, проставляється підпис.
Документи, на підставі яких встановлюється особа громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, повертаються особам, що подали їх, без залишення копій, але в реєстрі записується найменування документа, його номер, дата видачі і найменування установи, яка видала документ.
Якщо громадянин звернувся за засвідченням вірності копії документа чи виписки із документа, посадова особа виконавчого комітету встановлює його особу і робить в реєстрі відмітку «Особу встановлено».
620
Додатки
Не залишаються у виконавчому комітеті відповідної Ради народних депутатів такі документи або їх копії:
493. статути юридичних осіб або їх положення, а також документи про повноваження їх представників (крім доручень, які видаються на здійснення конкретних нотаріальних дій);
494. документи, які стверджують право власності громадян або юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), квартиру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право колективної чи приватної власності на землю, договори купівлі продажу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, в тому числі зареєстровані на біржі та ін.).
Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій або на примірнику, який залишається у виконавчому комітеті, одночасно з реєстрацією в реєстрі нотаріальної дії, для вчинення якої вимагаються ці документи, після чого повертаються особі, що подала їх. Відмітка, в якій зазначається назва документа, на чиє ім'я, ким і коли він виданий та за яким номером, підписується посадовою особою виконавчого комітету з проставлянням дати.
23. У разі втрати документа, посвідченого посадовою особою виконавчого комітету, за письмовою заявою осіб, перелічених у пункті 4 цієї Інструкції, видається дублікат втраченого документа.
До передачі в державний нотаріальний архів примірників документів, посвідчених або засвідчених посадовою особою виконавчого комітету, дублікат втраченого документа видається посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання.
Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям лише після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтв про смерть заповідача і померлого спадкоємця.
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа.
На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис (додаток № 27).
Крім того, про видачу дубліката посадова особа виконавчого комітету робить відмітку на примірнику документа, який
621
Нотаріат в Україні
зберігається в наряді (справі) виконавчого комітету ради народних депутатів.
24. Посадові особи виконавчих комітетів, які вчиняють но
таріальні дії, у разі виявлення при вчиненні нотаріальних дій по
рушення закону громадянами або окремими посадовими особами,
повідомляють про це для вжиття необхідних заходів відповідні
підприємства, установи, організації або прокуратуру.
Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, посадові особи виконавчих комітетів, які вчиняють нотаріальні дії, вправі затримати цей документ і направити його на експертизу.
Про направлення документа на експертизу посадова особа виконавчого комітету виносить постанову, в якій зазначається:
·дата винесення постанови;
·прізвище, ініціали посадової особи, яка винесла постанову, і найменування виконавчого комітету;
·найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий;
·ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії;
·обставини, які викликали необхідність направлення документа на експертизу;
·куди (якій експертній установі) направляється документ для проведення експертизи;
·питання, поставлені на вирішення експертизи.
25. Посадова особа виконавчого комітету відмовляє у вчиненні
нотаріальної дії, якщо:
вчинення такої дії суперечить закону;
дія підлягає вчиненню нотаріусом або посадовою особою іншого виконавчого комітету;
з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулася недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень;
доручення, що видається юридичною особою, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні.
Посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.
Посадова особа виконавчого комітету, що вчиняє нотаріальні дії, на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, повинна викласти причини відмови у письмовій формі і роз'яс-
622
Додатки
нити, що заінтересована особа, яка вважає неправильною вчинену дію або відмову у вчиненні нотаріальної дії, вправі подати про це скаргу до суду за місцем знаходження виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів. Ця скарга розглядається в порядку, передбаченому статтями 285—288 Цивільного процесуального кодексу.
У постанові про відмову вказуються:
— дата винесення постанови;
·прізвище, ініціали, займана посада;
·прізвище, ім'я, по батькові громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, місце його проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи;