Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно, складений з порушенням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. За бажанням заінтересованої особи документ може бути складений нотаріусом.
§ 8. Заходи, що вживаються нотаріусами та іншими посадовими
особами, які вчиняють нотаріальні дії,
при виявленні порушень закону
Нотаріуси та посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону фізичними або посадовими особами, повідомляють про це для вживання необхідних заходів відповідні державні органи та інші юридичні особи.
Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус вправі затримати цей документ і направити його до експертної установи для проведення відповідного дослідження, оплата якого здійснюється в установленому порядку.
Про направлення документа до експертної установи нотаріус виносить постанову, в якій зазначаються:
47. Дата винесення постанови..
48. Прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса.
49. Найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий.
50. Крім (ПІБ, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії.
112
Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій
51. Обставини, які викликали необхідність направлення документа для проведення дослідження.
52. Куди (якій експертній установі) направляється документ для проведення дослідження.
53. Питання, поставлені для вирішення експерта.
На прохання заінтересованих осіб видається довідка про затримання документа із зазначенням його найменування, номеру, дати і суб'єкта видання.
§ 9. Відмова у вчиненні нотаріальної дії
Нотаріус чи інша посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, має право відмовити у їх вчиненні, що є гарантією дотримання законності. Підстави для відмови, зазначені в ст. 49 Закону України «Про нотаріат», можна умовно поділити на дві групи.
До першої групи належать підстави, які взагалі унеможливлюють вчинення нотаріальної дії. Це випадки, коли:
54. вчинення дії не входить до компетенції нотаріальних органів взагалі;
55. вчинення дії суперечить закону;
56. для вчинення нотаріальної дії подані документи, що суперечать закону або містять відомості, що принижують честь і гідність громадян;
57. угода, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні, або виходить за межі їх діяльності.
До другої групи можна віднести підстави, які не дають можливості вчинити необхідну дію в даний момент, але після їх усунення, вчинення нотаріальної дії стає можливим. Це, зокрема:
58. звернення за вчиненням нотаріальної дії, що не входить до компетенції даного нотаріуса чи посадової особи;
59. неподання відомостей та документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії;
60. коли нотаріус має сумнів у тому, що фізична особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, розуміє значення, зміст, правові наслідки цієї дії (наприклад, знаходиться у стані афекту, алкогольного сп'яніння тощо) або діє під примусом;
61. коли з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень.
113
Нотаріат в Україні
На вимогу особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, нотаріус зобов'язаний викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. Відмова у вчиненні нотаріальної дії оформлюється шляхом винесення у триденний строк відповідної постанови, в якій вказуються:
62. Дата винесення постанови.
63. Прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса нотаріальної контори (бюро), приміщення, яке є робочим місцем приватного нотаріуса.
64. ШБ фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, місце ЇЇ проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи.
65. Зміст нотаріальної дії, за вчиненням якої особа звернулася до нотаріуса.
66. Мотиви відмови, з посиланням на чинне законодавство.
6. Порядок і строки оскарження відмови з посиланням на
цивільне процесуальне законодавство.
Нотаріус не має права на безпідставну відмову у вчиненні нотаріальної дії.
Відмова нотаріуса у вчиненні нотаріальної дії або неправильне її вчинення можуть бути оскаржені в суді.
Скарги на дії консульської установи України розглядаються в порядку підлеглості (ст. 19 Консульського статуту України) і подаються на ім'я диппредставника України в країні перебування або до Міністерства закордонних справ. Такі скарги розглядаються в порядку, встановленому Консульським статутом України.
Право подати скаргу на нотаріальну дію або відмову у вчиненні нотаріальної дії мають особи, щодо яких або за дорученням яких вчиняється нотаріальна дія, громадяни та організації, що брали безпосередню участь у вчиненні цієї нотаріальної дії, або якщо вона зачіпає їхні інтереси; право на порушення справи має і прокурор, який подає заяву про захист прав та інтересів інших осіб.
Скарги на нотаріальну дію або відмову у вчиненні нотаріальної дії слід відрізняти від скарг на дії нотаріуса чи посадової особи, що не належать до сутності нотаріальних функцій та розглядаються в порядку адміністративного провадження. Спір про право, оснований на вчиненій нотаріальній дії, розглядається судом у порядку позовного провадження.
114
Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій
§10. Поняття і види нотаріальних актів
Нотаріус чи інша посадова особа, які вчиняють нотаріальні дії, видають або посвідчують документи, що є підтвердженням вчинення конкретної нотаріальної дії. Ця діяльність охоплюється поняттям «нотаріальні акти»1, хоча цей термін і не вживається в законодавстві про нотаріат. Отже, нотаріальний акт — це підтвердження вчинення нотаріальної дії.
Так, при посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідченні часу пред'явлення документа на відповідних документах нотаріуси вчиняють посвідчувальні написи.
Посвідчувальний напис повинен бути написаний чітко і ясно, без підчисток, вільні місця — прокреслені, дописки та інші виправлення — застережені. Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись спеціальні штампи з текстом напису.
Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку. Тоді аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються або скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, та пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса і скріплюється його печаткою; допускається також підклейка аркуша. При цьому нотаріус повинен проставити печатку таким чином, щоб частина її відбитка була на підклеєному аркуші.
Для напису про засвідчення вірності копії (фотокопії) документа, а також для напису на дублікаті документа прикріплення і підклейка аркушів не допускаються.
Про вчинення виконавчого напису свідчить власне виконавчий напис, що вчиняється нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку.
" Радзієвська Л.К., Пасічник С.Г. Нотаріат в Україні: Навч. посібник / За відп. ред. Л.К. Радзієвської. — К.: Юрінком Інтер, 2000. — С. 89.
115
Нотаріат в Україні
При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.
На підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на збереження документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджуються Міністерством юстиції України.
У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою, у випадках і в порядку, встановленому законодавством, видається дублікат втраченого документа. Видача дубліката втраченого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів, дублікат втраченого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання. Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб.
Дублікат документа має містити весь текст документа. На дублікаті документа нотаріус робить відмітку про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката робиться відмітка на примірнику документа, який зберігається в справах нотаріуса.