124
Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій
Для обліку документів та контролю за їх виконанням у нотаріальній конторі ведуть такі книги і журнали:
·алфавітну книгу обліку заповітів;
·книгу обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місце перебування якої не відоме;
·книгу обліку цінностей;
·книгу обліку і реєстрації спадкових справ;
·алфавітну книгу спадкових справ;
·книгу обліку договорів на управління спадщиною;
·алфавітну книгу обліку заборон відчуження і арештів майна;
·опис справ постійного зберігання;
·опис справ тимчасового зберігання;
·опис справ за відповідні роки;
·журнал реєстрації вхідних документів;
·журнал реєстрації вихідних документів;
·журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень);
·розносну книгу для місцевої кореспонденції;
·контрольну картотеку чи теку;
·книгу скарг і пропозицій.
Контроль за виконанням документів. У державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах на контроль беруться документи, що надійшли від Міністерства юстиції України, Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) повідомити про результати їх розгляду.
Завідуючим державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом можуть бути поставленні на контроль й інші документи.
Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках або за допомогою спеціальної контрольної теки (в установах державного нотаріату з обмеженою кількістю працюючих).
Окремо слід сказати про ведення номенклатури справ у нотаріальній конторі, яка ведеться з метою більш чіткої організації діяльності нотаріальної контори та зручності діловодства. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міні-
125
Нотаріат в Україні
стерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
До номенклатури повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.
Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватник нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.
Наприкінці кожного року номенклатура уточнюється і знову вводиться з 1 січня наступного року. Якщо протягом року виникне необхідність у заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться до номенклатури, для чого в номенклатурі передбачаються резервні номери.
В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус.
Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.
Всі виконані документи групуються у справи (наряди).
На відміну від інших документів, заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів одразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і їм присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.
У спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою. Якщо спадкову справу не закінчено провадженням у поточному році, вона переходить на наступний рік під тим самим номером і перереєстрації не підлягає.
Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловодного року. В середині справи (наряду) документи систематизу-
126
Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій
жугься в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту. Звіти повинні зміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом незалежно від часу їх складання.
Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.
Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.
Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (понад 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватись до державного нотаріального архіву для наступного зберігання і використання. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років у державний нотаріальний архів не здаються.
Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикаються і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.
По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання й уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.
В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчу-вальний напис, наприклад: «У справі (наряді) прошито та пронумеровано 15 (п'ятнадцять) аркушів. Відповідальний за архів — підпис, дата».
Документи зі строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються.
На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи. Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст. Описи справ складаються у 4-х примірниках за встановленою формою.
В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом.
127
Нотаріат в Україні
Одночасно з підготовкою документів до зберігання впровадиться відбір документів, що підлягають знищенню. Відбір документів для знищення оформляється актом.
У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.
Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису.
Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.
§12. Оплата нотаріальних дій
За вчинення нотаріальних дій нотаріуси та інші посадові особи, які уповноважені вчиняти нотаріальні дії, справляють:
·державне мито, що стягується за вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами і виконавчими комітетами сільських, селищних, міських рад народних депутатів, а також за видачу дублікатів нотаріально засвідчених документів;
·плату за надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, не пов'язаних з вчиненими нотаріальними діями, а також технічного характеру, встановлену управліннями юстиції Ради Міністрів АРК, обласних, Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій (ст. 19 Закону України «Про нотаріат»);
—- оплату нотаріальних дій, вчинених приватними нотаріусами за домовленістю між нотаріусом і особою, що звернулась за здійсненням нотаріальних дій. Згідно з п. 1 Указу президента України «Про упорядкування стягування плати за здійснення нотаріальних дій» від 10 липня 1998 р., цей розмір не може бути меншим за розмір ставок державного мита, стягнутого державними нотаріусами за аналогічні нотаріальні дії;
— оплату додаткових послуг правового характеру, наданих
приватними нотаріусами, стягнуту за домовленістю (ст. 31 Зако
ну України «Про нотаріат»);
128
Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій
— оплату фактичних витрат, пов'язаних з виїздом державного нотаріуса (посадової особи виконкому) за межі нотаріальної контори (виконкому) для здійснення нотаріальних дій (п. 4 ст. З Декрету) та інші витрати (пункти 152, 190, 276 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).
Державне мито справляється за вчинення нотаріальних дій у таких розмірах: (табл. 1).
Таблиця 1. Сплата державного мита за вчинення деяких нотаріальних дій