Під правоздатністю юридичної особи розуміють її здатність мати цивільні права та обов'язки; юридична особа набуває цивільних прав і обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону (див. ст. 91—92 ЦК). Тому при вчиненні нотаріальної дії нотаріус зобов'язаний.оз-найомитись з установчими або іншими документами (установчим договором, статутом, установчим актом, розпорядчим актом органу державної влади, місцевого самоврядування тощо) юридичної особи для того, щоб перевірити, чи відповідає нотаріальна дія правам, наданим цій юридичній особі установчими або іншими документами.
При вчиненні нотаріальної дії представником юридичної особи нотаріус перевіряє законність повноважень представника, що мають підтверджуватись відповідною довіреністю.
Нотаріус не вимагає довіреності від керівника такої юридичної особи, якщо статут чи інший установчий документ надає йому право укладати договори; від нього вимагається лише документ, що посвідчує його службове становище.
Якщо від імені юридичної особи діє колегіальний орган, нотаріус витребує документ, що підтверджує повноваження цього органу і розподіл обов'язків між його членами (статут, установчий договір і т.ін.)
За наявності сумнівів щодо особи чи органу, що виступають у якості представника, а також щодо цивільної дієздатності та правоздатності особи чи органу, нотаріус має право зробити запит до уповноваженого органу, установи чи особи.
Нотаріус не приймає документи, оформлені з порушенням вимог чинного законодавства. При наявності у нотаріуса сумнівів щодо поданих документів він може витребувати від власника, органів, які здійснюють реєстрацію відповідних юридичних осіб, органів державної податкової служби, інших уповноважених органів, установ та фізичних осіб додаткові відомості або документи.
§ 5. Підписання нотаріально посвідчуваних документів
При посвідченні правочинів та вчиненні інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством, перевіряється справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.
За загальним правилом, підписання правочинів, заяв та інших документів здійснюється в присутності нотаріуса або упов-
108
Глава 6, Загальні правила вчинення нотаріальних дій
н зваженої посадової особи, а якщо документ був підписаний без їхньої участі, — громадянин повинен особисто підтвердити, що ~е його підпис.
Якщо громадянин унаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписатися, то за його дорученням у його присутності та в присутності нотаріуса правочин, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. При цьому нотаріус встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, і особу громадянина, який за нього підписується. Про причини, з яких даний громадянин не міг підписати документ власноруч, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин за такого громадянина не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.
Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус зачитує йому текст необхідного документа (про що робиться відповідна помітка); якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.
Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, який звернувся до нотаріуса, письменний, він сам читає і підписує документ; якщо неписьменний — при вчиненні нотаріальної дії повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з ним, пояснити зміст і наслідки вчинюваної нотаріальної дії, а також засвідчити своїм підписом, що зміст правочину відповідає волі такого громадянина.
Згідно з чинним законодавством, нотаріус може не вимагати з'явлення кожного разу відомих йому посадових осіб юридичних осіб, якщо він має зразки підписів цих осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їхнього підпису не викликає сумніву.
Не дозволяється застосування зразків підписів при посвідченні правочинів, тексти яких викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.
Застосування електронного цифрового підпису (Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-ІУ) на правочинах здійснюється нотаріусом при наявності технічних можливостей роботи з електронними документами на підставі попередньої письмової згоди підписувача на застосування електронного цифрового підпису. Заява повинна містити перелік правочинів, на яких застосовуватиметься електронний цифровий підпис. У разі застосування електронного цифрового підпису нотаріус повинен встановити особу підписувача та перевірити його
109
Нотаріат в Україні
дієздатність, а також обсяг правоздатності юридичної особи та повноважень її представника.
Перевірка цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.
Як оригінал електронного документа не може бути застосоване свідоцтво про право на спадщину; документ, який, відповідно до законодавства, може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів та інших випадків, передбачених законом.
Чинність і належність відкритого ключа підписувачу перевіряється за допомогою посиленого сертифіката ключа, виданого акредитованим центром сертифікації ключів. Посилений сертифікат ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката ключа (стаття 6 Закону України «Про електронний цифровий підпис»). Посилений сертифікат ключа може бути як в електронній формі, так і у формі документа на папері.
При посвідченні правочинів нотаріусом у текстах правочинів також мають зазначатись: для фізичних осіб — ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб-платників податків, для юридичних осіб — ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. На підтвердження наявності ідентифікаційного номера (коду) нотаріусу подається відповідна завірена уповноваженою особою довідка або (витяг), фотокопія якої (го) долучається до примірника правочину, який залишається у справах нотаріуса.
§ 6. Витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій
Нотаріуси витребовують від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Витребування документів здійснюється у випадку реальної необхідності для дотримання вимог законності та обґрунтованості вчинення нотаріальних дій нотаріусом. При цьому такі відомості та (або) документи повинні бути подані в строк, вказаний нотаріусом. Проте цей строк не може перевищувати одного місяця. Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладання, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.
110
Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій
Отримана на запит відповідь становить нотаріальну таємницю і зберігається в архіві нотаріуса, який здійснював запит.
У разі неможливості отримання необхідних відомостей та (або) документів нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії.
§ 7. Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій
За загальним правилом, усі необхідні для вчинення нотаріальної дії документи подаються нотаріусу громадянином, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії. До цих документів пред'являється низка вимог з тим, щоб їх справжність не викликала сумніву.
Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, з печаткою нотаріуса і зазначенням кількості скріплених аркушів.
Тексти нотаріально оформлюваних правочинів, копій документів і виписок з них, тексти перекладів тощо повинні бути написані ясно і чітко, числа і строки, що стосуються змісту посвідчувальних правочинів, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб — без скорочень і з зазначенням їх адрес. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, у тому числі представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, із зазначенням дати їх народження та місця проживання. За участю іноземних громадян зазначається також і їхнє громадянство. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (інших кредитних установах).
Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути підтверджені підписом уповноваженої на те особи і печаткою відповідної установи, підприємства чи організації, або особи, що видала документ. Крім цього, виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб і їх, і попередній варіант можна було розібрати.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких неможливо прочитати все в первісному написанні — наприклад, залиті чорнилом, потерті тощо.
111
Нотаріат в Україні
Не приймаються порвані документи, а також ті, які викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровані, не пронумеровані і кількість не завірена підписом уповноваженої на те посадової особи та печаткою.
Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.